こんにちは、みかです＾＾
今日は、私が実際に経験したオンライン秘書のリアルな仕事内容についてお話します！
私が経験した業務は大きく分けて次の3つ！
今回は、①バックオフィス事務について詳しくお話ししていきますね＾＾
バックオフィス事務とは？
バックオフィスの業務は、企業や個人起業家さんの裏側を支える事務のお仕事です。
私がバックオフィスで担当した主な業務はこちら⇩
- カスタマーサポート（メール問い合わせ対応）
- 顧客管理
- 見積書/請求書などの作成
メール問い合わせ対応
お客さまや取引先からのお問い合わせに対応し、
- 必要な情報の回答
- ご案内などの文章作成
- 状況に応じたフォロー
お問い合わせ対応で大切なのは、「丁寧さとスピードの両立」
返答が遅いと相手は不安になりますし、丁寧すぎると業務が回らない…
そのバランスを考えるのが大切です！
クライアントのビジネスやサービスの”全体像を把握”しておく必要もありますね。
顧客管理
名前や連絡先だけではなく、
- 購入履歴
- サポート状況
- 次の案内時期
なども整理し、抜け漏れがないように対応。
Googleスプレッドシートなどで一元管理表を作ってクライアントと共有しておくと◎
見積書・請求書の作成
- 請求月の確認
- キャンペーンの反映
- 入金管理後の領収書作成
これぞ、ザ・事務！という業務。
数字を触る業務や正式な書類作成は、信頼に直結するので、
「声に出して必ず2回以上確認」が私の鉄則です！
バックオフィスのお仕事は、これ以外にもたーくさんあります！
バックオフィスの仕事って、会社員なら日常的にやっていること。
- 取引先にメールを返す
- 会議の日程を調整して案内する
- 書類を作って整理する
- 周りが動きやすいように気を配る
- 言われる前に先回りして動く
特別なスキルがなくても、「コツコツ系」「正確さ重視」「思いやりがある」
そんな人に向いているお仕事です＾＾
次回は、SNS発信サポートの仕事って何するの？についてお話ししますね～♪
あとがき
在宅でお仕事をするようになってから一番の悩みは…
運動不足！！！
昨年は、ぎっくり腰やめまいに悩まされたので、今年は健康に気を使おう！
ということで、
先日、義理の妹からピラティスを教えてもらいました♪
10分くらいゆ～っくり体を動かしただけだけなのに、超しんどくてヒーヒー…。
全身にじわ～と汗をかいて、ポカポカ暖かくなり、疲労感が気持ち良かったです！
今年は、積極的に体を動かしたいと思いますっ！
（翌日しっかり筋肉痛になりました（笑））
